Roma, 21 lug. (Adnkronos/Labitalia) – A causa della pandemia, numerose aziende hanno reinventato il proprio modo di lavorare e hanno ripensato le attività di business. È interessante capire in che modo molte organizzazioni abbiano imparato a sfruttare questa situazione per cogliere l’opportunità di rinnovarsi e migliorarsi al fine di soddisfare le esigenze di clienti e dipendenti. Da una recente indagine interna realizzata da Verizon in collaborazione con Boston Consulting Group, emerge come, solo cambiando l’approccio con cui si svolgono i meeting, si possano ottenere grandi risultati in termini di produttività.

Nell’attuale panorama ibrido, ogni leader ha bisogno di reinventare le modalità lavorative della propria organizzazione. Per far sì che le aziende affrontino efficacemente questi nuovi approcci al lavoro, è necessario disporre prima di tutto infrastrutture tecnologiche, standard di sicurezza e soluzioni adeguate, insieme alle competenze e alle risorse giuste.

Inizialmente, il rapido passaggio a un modello di lavoro da remoto o distribuito è stato uno shock per il sistema, ma ora può essere visto dalle aziende come un’opportunità per plasmare il modo in cui i dipendenti adottano i nuovi strumenti e si adattano ai nuovi processi di collaborazione. Per avere un impatto significativo, non sono necessari grandi cambiamenti, bastano, invece, piccole azioni per fare una grande differenza, come ad esempio: adottare pratiche semplici e di impatto per migliorare le riunioni; pianificare meeting di 25 o 50 minuti con un orario di inizio ritardato di 5-10 minuti; indicare chiaramente lo scopo e l’ordine del giorno sull’invito alla riunione; rivalutare la necessità di riunioni periodiche ricorrenti; verificare la reale necessità dei meeting e la possibilità di sostituirli con modalità di lavoro asincrone, ad esempio e-mail, chat, documenti condivisi o revisione offline.

Nel corso dell’indagine interna, portata avanti per un mese, Verizon Business ha analizzato le abitudini relative alla partecipazione ai meeting di un team di circa 150 dipendenti, monitorando i risultati relativi alle varie modifiche apportate alle riunioni. Tali cambiamenti sono stati ideati in collaborazione con il team, per sottolineare l’importanza di progettare nuove possibili modalità di lavoro internamente, piuttosto che pensare più semplicemente di imporle dall’esterno.

Per tutto il mese sono stati inviati ai partecipanti sondaggi giornalieri e settimanali per un feedback continuo, consentendo l’evoluzione in tempo reale di processi e attività. I risultati sono stati straordinariamente positivi, a dimostrazione dell’impatto che possono avere anche piccoli cambiamenti: il 90% dei partecipanti ha affermato che i nuovi modi di gestire le riunioni hanno contribuito a migliorare l’efficacia complessiva delle stesse; l’83% ha affermato di sentirsi più a suo agio nel lavorare attraverso modalità asincrone, come e-mail, strumenti di collaborazione e documenti condivisi; il 78% ha affermato di sentirsi come se stesse perdendo meno tempo, evitando di prendere parte a riunioni in cui non è richiesta la partecipazione dal vivo.

Ma quali sono i passi da fare per rendere più efficaci le riunioni? Passare dalle parole ai fatti: assicurarsi fin da subito il supporto di un leader competente all’interno dell’azienda; progettare dall’interno: comprendere i punti deboli e le best practice dei team che si intende innovare, implementando le loro stesse idee; semplificare: creare e ricreare gli strumenti di supporto per guidare l’implementazione e misurare i risultati. Assicurarsi di disporre dell’infrastruttura tecnologica e delle soluzioni adeguate per realizzare piani di comunicazione ibrida efficaci; migliorare il flusso dei feedback: creare cicli di feedback regolari e frequenti per supportare l’adattamento continuo alle nuove modalità di riunione e ai nuovi strumenti. La pandemia potrebbe aver costretto molti responsabili dei processi decisionali aziendali a modificare per sempre l’operatività, ma a sua volta ha gettato le basi per trarre vantaggio da nuovi modi di lavorare. Apportare piccoli cambiamenti per modificare le cattive abitudini in tema di riunioni può aiutare i dipendenti a perdere meno tempo e ottenere risultati migliori.